第一个阶段：规范化、无纸化办公，这个过程企业可以通过协同办公软件表格及流程的管理对企业日常管理的表格、流程进行规范，由于日常办公许多需要纸张进行传达的信息及流程都可以通过协同办公平台，所以对内沟通及日常管理基本不用纸张。

　　第二个阶段：工作流及信息流有效的流动过程，即当企业的职员熟悉协同办公协同，日常的信息沟通及工作的配合协调、公文的上传及下达等有效的利用协同办公平台完成的过程，这个阶段表现为企业员工的工作离不开系统的支持。

　　第三阶段：协同走向知识管理，知识化流程的核心正在于“在最合适的时间和场所，将最合适的信息和知识传送给最合适的人”，有效实现“信息和知识”和特定“角色”以及“场景”的关联，进而指导人们做出决策和行动。要做到这个阶段需要企业在第二个阶段各种信息的积累、通过系统的分析对企业的各种信息积累进行分门别类（筛选知识），把相关的知识按关联的类别入库（沉淀知识），把处理过的信息发送到需要这类信息的员工（知识传播），有效的帮助员工在具体的时间及场所查询到最需要的信息（知识的运用）。